Departamento Administrativo
Objetivo:
Gerenciar e controlar operacionalmente a Secretaria de Administração, assegurando eficiência e eficácia nas atividades administrativas.
Responsabilidades:
– Receber, distribuir e controlar documentos para outros setores;
– Intermediar solicitações provenientes de outras secretarias;
– Controlar movimentação de servidores e gestão de frequência;
– Gerenciar solicitações de fiscais de contratos e portarias para publicação;
– Elaborar termos aditivos e apostilamentos contratuais;
– Digitalizar e arquivar documentos;
– Requisitar combustível e materiais necessários;
– Gerenciar limpeza, organização e manutenção do prédio.
Com essas atribuições, o Departamento Administrativo garante:
– Eficiência e eficácia nas atividades administrativas;
– Suporte logístico e administrativo aos setores;
– Organização e controle dos processos administrativos.
Departamento de Frotas
Realiza a análise e liberação de combustíveis e manutenção, além de controlar as saídas e chegadas de toda a frota do município. Elaborar escalas para motoristas no transporte de pacientes (HMTF, HMSF, UPA, pacientes renais crônicos, UNACON e administrativo). O departamento coordena a logística para transporte de pacientes, saídas imediatas via SUREM, para outras cidades como Eunápolis, Porto Seguro, Itabuna e Salvador.
Departamento de Tecnologia da Informação
Responsável pela infraestrutura tecnológica do município, incluindo gestão de sistemas, redes, suporte técnico e segurança de dados. Também atua no desenvolvimento e manutenção de softwares utilizados pela administração pública.
1. Equipe de Administração
• Criar e implementar soluções de tecnologia que ampliam a produtividade, garantem a segurança das informações e implementam a infraestrutura necessária para funcionamento da empresa;
• Gestão de contratos pertinentes ao Departamento de Tecnologia de Informação;
• Pesquisar preços de peças, softwares e outros produtos de informática;
Treinar os colaboradores para usarem os recursos tecnológicos da maneira correta.
2. Equipe de desenvolvimento de sistemas
• Gerenciamento de dados e sistemas;
• Gerenciamento de softwares;
• Desenvolvimento de software;
• Análise de dados;
• Monitoramento e segurança.
3. Equipe de Infraestrutura de Redes
• Projetar e instalar redes de computadores;
• Gerência da infraestrutura de rede, como roteadores, switches e servidores;
• Executar diagnóstico de falhas dentro da comunicação da estrutura de rede;
• Inspecionar a infraestrutura de LAN;
• Manter e reparar equipamentos de redes;
• Avaliar o desempenho da rede;
• Garantir a conectividade estável, segurança e eficiência da rede.
4. Equipe de manutenção
• Realizar instalação e manutenção de hardware e equipamento de informática;
• Realizar manutenção preventiva e corretiva de computadores e periféricos;
• Auxiliar nas atividades de infraestrutura de TI, mantendo a disponibilidade de sistemas;
• Manter e reparar hardwares e dispositivos periféricos.
5. Equipe de Atendimento Externo
• Prestar assistência técnica aos usuários em relação à utilização dos serviços de TI.
6. Equipe de Assistência Remota
• Prestar assistência técnica aos usuários em relação à utilização dos serviços de TI.
A assistência remota de Tl permite que os técnicos de TI se conectem ao dispositivo do usuário pela internet, de forma segura, para resolver problemas. Os técnicos podem controlar o mouse e o teclado, visualizar a tela do usuário e executar as etapas necessárias para solucionar o problema.
Departamento de Arquivo e Patrimônio
• Controlar a movimentação dos bens patrimoniais, bem como dos termos de responsabilidade;
• Arquivar a documentação dos bens imóveis pertencentes ao município de Teixeira de Freitas;
• Tombar bens patrimoniais adquiridos ou recebidos em doação;
• Manter atualizados os Bens de Patrimônio com suas respectivas Placas de identificação patrimonial;
• Manter o Inventário de Bens Móveis atualizado, controlando suas devidas localizações e responsáveis;
• Relacionar os Bens Móveis que não são úteis para a Unidade e, emitir o Termo de Baixa;
• Propiciar condições (Inventário atualizado) para a Comissão de Inventário proceder com as devidas conferências anuais ou quando se fizerem necessárias;
• Receber comunicado, por meio de comunicação interna, dos responsáveis pelos bens, em casos de extravio, avarias e/ou mau uso, contendo relatório detalhado da causa e da situação dos itens;
• Elaborar relatórios de inventário das unidades, sob pedido;
• Orientar quanto à documentação e aos procedimentos de processos relativos à doação, comodato, cessão, incorporação e inservíveis;
• Realizar atendimento a pedidos, inclusive consulta patrimonial em geral, conforme solicitação de unidades demandantes.
• Assegurar as condições de preservação e acesso ao patrimônio documental arquivístico, na defesa dos interesses do município de Teixeira de Freitas;
• Assegurar o cumprimento de normas e legislação vigentes relacionadas à área arquivística;
• Consultas técnicas e de pesquisa ao Acervo Municipal;
• Receber e arquivar documentos ao Acervo Municipal.
Núcleo de Apoio Jurídico Administrativo
É responsável por recepcionar, acompanhar e promover o encaminhamento adequado de processos administrativos. Realizamos atendimentos que garantem suporte aos servidores municipais em questões relacionadas aos seus direitos, assegurando que os trâmites ocorram de forma eficiente e resolutiva.
• Promover e executar os atos necessários ao andamento de processos e requerimentos administrativos, com o apoio à Secretaria Municipal de Administração;
• Gerir processos relacionados aos direitos dos servidores, como pedidos de licença-prêmio e outros benefícios, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas conforme a legislação vigente;
• Realizar diligências para o saneamento de processos/requerimentos administrativos, essenciais à análise e à fundamentação da decisão final;
• Encaminhar à Procuradoria Geral do Município as demandas que exijam consultoria e assessoramento jurídico, além de buscar o cumprimento das diligências solicitadas pela PGM para o correto andamento dos processos.
Departamento de Contratos
• Confecção de contratos;
• Elaboração de Relatório mensal de vigência dos contratos para todas as secretarias;
• Confecção de Aditivos de Contratos;
• Confecção de Apostilamentos;
• Confecção Atas de Registro de Preços;
• Confecção de Rescisões;
• Confecção de Reequilíbrios financeiros.
Departamento de Recursos Humanos
• Admissão de servidores (nomeações, contratações, posse para efetivos);
• Demissão de servidores (com término previsto, a pedido do servidor, no interesse da administração, por justa causa);
• Afastamento de servidores (licenças diversas);
• Orientações aos servidores acerca dos benefícios estatutários (gerenciamento e conferência das concessões, direitos e deveres previstos);
• Agendamento de benefícios previdenciários (auxílio doença, auxílio maternidade);
• Processamento da folha de pagamento dos servidores municipais;
• Gerenciamento do ponto dos servidores (frequência, faltas, horas extras, adicional noturno);
• Gerenciamento das férias dos servidores;
• Cumprimento e adequação de exigências legais, como pagamento do piso das categorias, reajustes salariais, piso da enfermagem, entre outros;
• Organização de treinamentos e cursos de aperfeiçoamento aos servidores municipais;
• Gerenciamento dos planos de carreira, Magistério, Guarda Municipal, Procuradoria;
• Participação em processos seletivos e concursos públicos, na organização e subsídio de dados e informações;
Gerenciamento dos estagiários;
• Pagamento de benefícios estatutários e do plano de carreira (auxílio alimentação, progressões, etc);
• Gerenciamento de convênios da folha (empréstimos consignados, planos de saúde e odontológico);
• Gerenciamento das associações sindicais (desconto facultativo, filiação, desfiliação, participação em negociações);
• Emissão de relatórios diversos (relatórios da folha, relatórios contábeis, relatórios financeiros, relatórios orçamentários, relatórios gerenciais para outros setores e secretarias);
• Envio de dados, relatórios e documentos para órgãos de fiscalização e controle (eSocial, Tribunal de Contas, SIGA e e TCM);
• Geração de dados para sistemas do governo (INSS, RECEITA FEDERAL, eSOCIAL);
Gerenciamento de sistemas diversos (Folha de pagamento, Ponto Eletrônico, Gestão de RH, Gestão de consignados, Portal do Servidor, Portal de Transparência, Protocolo, Gestão de documentos e processos);
• Atendimento ao servidor para protocolo de requerimentos diversos;
• Subsídio de informações, instrução processual em requerimentos e documentos diversos;
• Gestão do arquivo geral dos servidores municipais, através da catalogação e organização de documentos funcionais e pessoais do funcionalismo da prefeitura;
• Emissão de declarações e certidões de vínculo, especialmente para cumprimento de exigências para fins de aposentadoria junto ao INSS;
• Elaboração de minutas de decretos, portarias, projetos de lei, estudos de viabilidade, estudos de impacto financeiros, simulação de cenários e projeções de custo da folha de pagamento e de eventos);
Participação em conselhos e comissões municipais, fornecimento de dados e informações, além de representação;
• Gerenciamento da equipe dos precatórios da educação, participação na comissão, catalogação das folhas de pagamento e elaboração da folha de pagamento;
• Notificação de servidores. Encaminhamento de fatos de possível acometimento de falta funcional de servidores, que possam acarretar em Sindicância / PAD
• Participação nos processos decisórios da gestão, através de dados, informações e expertise em RH.
Departamento de Licitações
• Recebimento de Processos Administrativos;
• Cadastramento e atualização permanentemente até a homologação de Processos Administrativos no Sistema de Registros de Licitações (SIREL);
• Análise e observância preliminar em cada processo pelos Agentes de Contratação/Pregoeiros(as);
• Análise, condução e organização de processos licitatórios externos com a republicação das Atas de Registro de • Preços compartilhadas da Secretaria Estadual de Saúde – do Estado da Bahia;
• Elaboração da Minuta de Edital, seus Anexos e a Minuta do Contrato, para processos instruídos a Licitação (Pregão e Concorrência);
• Elaboração da Minuta do Aviso de Dispensa (Edital), seus Anexos e Minuta do Contrato, para processos instruídos destinados a Contratação Direta;
• Análise de documentos de Habilitação Jurídica, Fiscal-Trabalhista e de Qualificação Técnica, bem como Proposta • Comercial das contratações diretas por Inexigibilidade;
• Elaboração e publicação de Edital de Credenciamento, dentre outros médicos especialistas, recebimento, análise de documentação para posterior Deferimento, bem como instrução dos processos individuais de credenciamento médico;
• Preços;
• Análise processual dos pedidos de Adesão de Registro de Solicitação de Reserva Orçamentária para todos os processos;
• Articulação com os responsáveis técnicos responsáveis pela elaboração dos documentos: Estudo Técnico Preliminar e o Termo de Referência, visando a correção de alguns tópicos nesses documentos de fase preparatória;
• Organização de cada documento nas pastas físicas em processos, conforme Checklist;
• Elaboração de Solicitação de Parecer Jurídico para cada processo;
• Envio de cada processo à Procuradoria Geral do Município, para análise e posterior emissão de Parecer Jurídico;
• Publicação de Intenção de Registro de Preços, solicitadas pelas secretarias requisitantes, visando a correta instrução dos processos que serão autuados para procedimento auxiliar de licitação;
• Elaboração e envio do Aviso de Licitação / Aviso de Dispensa, seja ela na forma eletrônica ou simplificada, a ser publicada no Diário Oficial do Município ou outros veículos de publicação;
• Cadastro de cada licitação e processos de Dispensa Eletrônica no sistema a ser realizada a Disputa de Lances, bem como sua publicação;
• Condução das licitações por meio eletrônico e presenciais;
Recebimento e análise de pedidos de impugnações, pedidos de esclarecimentos e/ou Recurso Administrativo;
• Encaminhamento dos pedidos de impugnações, pedidos de esclarecimentos e/ou Recurso
• Administrativo aos responsáveis técnicos pela elaboração do Estudo Técnico Preliminar e o Termo de Referência para estudo e manifestação acerca dos pedidos pelo requerente;
• Elaboração da Resposta à Impugnação, Resposta ao pedido de Esclarecimentos e Decisão do Pregoeiro (Agente de Contratação) sobre o processo;
• Encaminhamento do processo que obteve Recurso Administrativo à Autoridade Competente, cuja decisão do(a) Pregoeiro(a), não tenha sido reconsiderada;
• Análise por parte dos Agentes de Contratação / Pregoeiros da documentação de cada licitante exigidos no Edital, bem como o Julgamento de Propostas e Documentos de Habilitação;
• Convocação de servidores da Administração para avaliação das qualificações técnicas pertinentes ao objeto de cada processo;
• Convocação e realização de vistorias em empresas participantes nos processos licitatórios e de contratação direta, quando definido em Edital ou no Aviso;
• Convocação de Diligências, quando necessário;
Impressão e organização das Propostas, dos documentos de Habilitação e Atas nas pastas físicas;
• Validação de documentos de Habilitação emitidos pelas participantes em processos de licitação e contratação direta por meio de autenticação em códigos ou QR Code;
• Envio de cada processo à Controladoria Geral do Município, para análise de todos os atos realizados no processo e posterior emissão de Parecer;
• Encaminhamento de informação sobre itens ou processos que restaram FRACASSADOS ou DESERTOS para o Dep. de Compras;
• Elaboração de Ata de Relatório Final;
• Produção de Comunicações Internas em geral;
• Atendimento Presencial endereço de e-mail ou via telefone de licitantes e público externo;
• Despachos de processos junto à Procuradoria Geral do Município;
• Encaminhamento dos processos à Autoridade Competente para análise e assinatura das Atas; Adjudicação e Homologação de processos licitatórios, assim como Homologação de processos de Contratação Direta;
• Paginação de todas as folhas que compõem os processos;
• Digitalização de todos os processos para serem enviados mensalmente ao Tribunal de Contas dos Municípios do Estado da Bahia e enviados ao Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos.
Departamento de Compras
• Coordenar e supervisionar as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços para a prefeitura;
• Gerenciar os processos compras, observando os princípios da legalidade impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência;
• Estabelecer critérios e parâmetros negociação de contratos vigentes, em casos de reequilibrio econômico-financeiro;
• Promover a eficiência e a transparência nas compras públicas;
• Analisar o descritivo do objeto a ser contratado;
• Analisar as solicitações de despesas advindas das secretarias requisitantes;
• Solicitar aos requisitantes que providenciem os documentos atinentes a cada tipo de solicitação de despesa;
• Atuar junto a Assessoria de Licitação, Departamento de Contratos e Departamento de Almoxarifado;
• Atuar junto à Assessoria de Licitação, como intermediário das secretarias demandantes, a fim de agilizar o acompanhamento dos documentos que compõem os processos até as cotações.
• Emitir parecer técnico relativo às cotações prévias apresentadas no Estudo Técnico Preliminar, quando for o caso;
• Supervisionar as cotações eletrônicas;
• Solicitar o empenho dos processos de contratações diretas;
• Atestar que os valores previamente estimados nas cotações sejam compatíveis com os valores praticados pelo mercado, com base na legislação pertinente;
• Atestar que as pesquisas de preços sejam realizadas em conformidade com a legislação vigente;
Identificar sobrepreços, para as licitações, bem como para as contratações diretas, sempre no que couber, com subsídio da secretaria demandante;
• Supervisionar o envio das ordens de fornecimento/serviço devidamente assinadas para os fornecedores.
Serviço Especializado em Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT)
Compete ao SESMT:
• Criar e gerir os programas de prevenção de acidentes e doenças ocupacionais nos ambientes de trabalho, no âmbito do Município;
• Planejar e implementar o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – PCMSO através da equipe de Medicina do Trabalho e Junta Médica, mediante realização de exames clínicos admissionais, demissionais, periódicos, de mudança de função e de afastamentos, além da avaliação médica de benefícios estatutários como a readaptação funcional, avaliação de atestados médicos, licenças por motivo de doença, acompanhamento das campanhas de vacinação aos profissionais de saúde, entre outras atribuições previstas nas Normas Regulamentadoras (NR);
• Identificar os riscos ocupacionais físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e de acidente a que servidores municipais possam estar expostos;
• Definir as medidas individuais (EPIs – Equipamento de proteção individual) e coletivas (EPCs – Equipamento de Proteção Coletiva) de prevenção e proteção que deverão ser adotadas a fim de proteger os servidores dos riscos ocupacionais existentes nos ambientes de trabalho;
• Determinar quais os modelos e tipos de EPIs, com o respectivo Certificado de Aprovação, deverão ser fornecidos aos servidores pela Chefia Imediata, de acordo com os riscos identificados;
• Avaliar possíveis exposições de servidores a agentes insalubres e periculosos, nos termos das Normas Regulamentadoras (NR), definindo o grau de exposição e o direito, ou não, ao respectivo adicional;
• Realizar avaliação e investigação de acidentes e incidentes de trabalho ocorridos com servidores, a fim de identificar as causas e efeitos, definindo as ações que devem ser adotadas em consequência do ocorrido;
• Emitir o Comunicado de Acidente de Trabalho – CAT ao INSS nos casos de acidente típico, de trajeto ou doença ocupacional, conforme o caso, nos termos da Lei;
• Realizar e/ou acompanhar treinamentos de segurança, especialmente aos servidores expostos a riscos ocupacionais: Profissionais de saúde, Trabalhos na Construção Civil e Limpeza Urbana, Trabalhos em Altura, Trabalhos com Eletricidade, Trabalhos em Espaço Confinado, Trabalhos em Esgotos, Trabalhos em Cemitérios, Trabalhos com Radiações, Trabalhos com Solda, entre outros;
• Criar, treinar e acompanhar as Comissões Internas de Prevenção de Acidentes – CIPAs;
• Emitir Laudos Técnicos das Condições Ambientais de Trabalho – LTCAT, fornecendo as informações necessárias ao preenchimento do Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP, para fins de aposentadoria especial junto ao INSS;
• Criar Formulários de Segurança, Fichas de Controle de EPIs e de Treinamentos, entre outros documentos, a fim de padronizar os procedimentos relacionados à segurança e medicina do trabalho;
• Orientar os gestores municipais quanto à necessidade de fornecer os EPIs obrigatórios, de registrarem a entrega desses itens, de treinarem os servidores quanto ao uso e aos riscos que os mesmos estão expostos, a fim de manterem esses documentos guardados de forma permanente, disponíveis para eventuais consultas;
• Acompanhar o desenvolvimento e implementação dos Programas de Combate a Incêndio e Pânico, e fiscalizar a manutenção das Sinalizações de Segurança, Extintores de Incêndio, Treinamentos de Brigada quando cabível, conforme Normas Regulamentadoras (NR) e legislação do Corpo de Bombeiros do Estado da Bahia;
• Realizar vistorias e inspeções nos ambientes de trabalho da Prefeitura, a fim de verificar a eficácia das medidas individuais e coletivas de segurança, a correta utilização dos EPIs pelos servidores, os indicadores de segurança, a gestão local das medidas implementadas, e demais requisitos estabelecidos pelo SESMT;
• Atuar na Assistência Técnica em Perícias de ações judiciais do Município, assessorando a Procuradoria Geral do Município – PGM em matéria de Engenharia de Segurança e/ou Medicina do Trabalho, de responsabilidade do SESMT;
• Realizar lançamento de dados em sistema específico para envios de eventos de Saúde e Segurança do Trabalho – SST.
Almoxarifado Central
As principais atividades realizadas pelo Almoxarifado Central envolvem a gestão de suprimentos para garantir que as unidades públicas, como os PSFs, funcionem de
de maneira eficiente.
1. Recebimento de Materiais
• Conferência de mercadorias recebidas (quantidade, qualidade e integridade);
• Verificação de notas fiscais e documentos de entrega;
• Registro de entrada no sistema de controle de estoque.
2. Armazenamento
• Organização dos produtos de acordo com categorias (medicamentos, materiais hospitalares, EPI, etc.);
• Utilização de sistema de inventário para localização e controle rápido dos itens;
• Garantia de boas condições de armazenamento (controle de temperatura, umidade, prazos de validade).
3. Controle de Estoque
• Monitoramento constante dos níveis de estoque (máximos e mínimos);
• Realização de inventários periódicos para prevenir perdas ou desvios;
• Emissão de relatórios para identificar itens com risco de vencimento ou desabastecimento.
4. Distribuição e Logística
• Separação de pedidos solicitados pelas unidades (como as Unidades Básicas de Saúde);
• Planejamento das rotas de entrega para otimizar tempo e custo;
• Acompanhamento das entregas e conferência dos recebimentos nas unidades.
5. Gestão de Pedidos e Requisições
• Recebimento e processamento de requisições das unidades atendidas;
• Controle das autorizações para aquisição de novos produtos;
• Priorização de produtos críticos ou emergenciais.
6. Compras e Reposição de Estoque
• Solicitação de compras com base na previsão de consumo e análise de estoque;
• Integração com o setor de compras da Prefeitura;
• Negociação com fornecedores para garantir prazos e preços adequados.
7. Gestão de Riscos e Conformidade
• Garantia de conformidade com normas sanitárias e regulamentações;
• Controle de itens perecíveis e procedimentos para descarte adequado.
O Almoxarifado Central da Prefeitura de Teixeira de Freitas se beneficia do uso de aplicações híbridas, desenvolvidas internamente com recursos próprios, que garantem agilidade e eficiência na gestão de estoques e suporte à tomada de decisões estratégicas.
Essas soluções combinam plataformas de gestão em nuvem e ferramentas de análise de dados como Power Bl, permitindo:
1. Gestão Centralizada e Digitalizada: Controle em tempo real do estoque, desde a entrada de materiais até a distribuição para as unidades, otimizando o abastecimento dos 46 PSFs.
2. Automação de Processos: Redução de tarefas manuais por meio de sistemas integrados que registram e monitoram as transações.
3. Análises Inteligentes: Uso de dashboards e relatórios automáticos para visualizar consumo e custos por unidade ou categoria de produto.
4. Tomada de Decisão Baseada em Dados: Geração de insights estratégicos para identificar gargalos, prever demandas futuras e otimizar aquisições.
Essas soluções permitem a personalização das funcionalidades de acordo com as necessidades específicas do Almoxarifado e das unidades atendidas, garantindo maior flexibilidade e economia, além de diminuir a dependência de softwares de terceiros.
Aluguel de Imóveis
• Iniciar a locação do imóvel:
Recebe a demanda das secretarias, negocia e instrui o proprietário a apresentar as documentações necessárias, além de solicitar os setores cabíveis informações e documentos para montar o processo e encaminhar para o setor de Licitação (COPEL).
• Conclusão de Locação:
Após o setor de contrato realizar o documento, encaminhar ao setor de locação para colher as assinaturas e então enviar para publicação que o contrato foi concluído.
• Solicitar os Aditivos dos Contratos De Locação Vigentes.
• Negociar Reajuste e valores de Locação.
• Relações públicas:
Manter diálogo entre proprietário e município, sanar dúvidas dos proprietários quanto a pagamentos, encaminhar as notificações das secretarias e departamentos aos proprietários.
• Indenizações:
Anexar aos processos documentos comprobatórios segundo a solicitação da PGM
• Correios e telefonia.
SIAFIC
O departamento do SIAFIC atua na gestão dos fluxos e na adequação do sistema para atendimento do Decreto 10.540/2022, buscando integrar os sistemas de contabilidade, compras, almoxarifados, patrimônio, folha e tributário, entre outros, de forma a garantir que todos os dados financeiros do ente público estejam centralizados em uma única plataforma, de forma que as ações da gestão reflitam no portal da transparência e nos relatórios financeiros e contábeis em tempo real.
• Atendimento e treinamento dos servidores na utilização dos módulos do sistema;
• Acompanhamento dos fluxos;
• Intermediação com a empresa de gestão para resolução dos problemas, correções de erros e melhorias para cumprimento da normativa.
Além disso, neste setor, temos um braço do departamento de imóveis, onde são montados os processos de pagamento dos aluguéis, contas de água, energia e correios e aberturas de chamados para as concessionárias de água e energia.
